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Au sein du Département Gestion, le Gestionnaire Back-Office est en charge du traitement des opérations inhérentes aux dossiers clients, dont les Gestionnaires de clientèle et Responsables de clientèle ont la responsabilité, dans les meilleurs standards de qualité et de délai.

Le Gestionnaire Back-Office exercera ses fonctions au sein du Centre de Gestion situé à Boulogne-Billancourt et sera placé sous la responsabilité du Responsable Back-Office et Performance Opérationnelle.

Missions principales
> Prendre en charge les tâches opérationnelles des dossiers des Responsables Clientèle et Gestionnaires de Clientèle :
• Prendre en charge les courriels et le courrier postal
• Gérer l’archivage électronique et physique des documents quotidiennement (hors montages et remontages)
• Gérer les tâches dans l’outil métier (cadenciers)
• Traiter les rapports de contrôle, des inventaires, états déclaratifs des inventaires ainsi que les mouvements des Cartes Grises…
• Gérer les mouvements d’articles
• Relancer (régulièrement/périodiquement) les clients suite à la non-réception de documents et communiquer directement avec eux selon les procédures et modes opératoires en vigueur
• Effectuer les consultations périodiques (ex : Infogreffe)
• Assurer un reporting périodique d’activité (Indicateurs d’Activité)
• Contrôler la complétude de la demande et la conformité des justificatifs reçus
• Participer aux tests issus des différentes évolutions de process et d’outils
• Participer aux projets visant à optimiser les processus, les traitements, les outils.
• Entretenir des échanges productifs/ participer au maintien d’une relation collaborative avec les différents intervenants dans le processus
• Coopérer activement et efficacement au déploiement du service
• Participer à l'élaboration, rédaction et mise à jour des procédures et modes opératoires
• Participer à l’intégration et à la formation des gestionnaires Back Office entrants en s’assurant de leur montée en compétences sur des sujets spécifiques convenus avec le Manager
• Collaborer proactivement avec les Responsables de clientèle et les Gestionnaires de clientèle en les alertant notamment sur les problématiques
rencontrées dans le traitement des dossiers dont ils ont la responsabilité

Connaissances et compétences opérationnelles
▪ Aisance rédactionnelle
▪ Notion en droit des suretés
▪ Notions de techniques contractuelles
▪ Connaissances des techniques de base de la relation client

Connaissances et compétences Outils
▪ Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Power Point)
▪ Navision
▪ Sharepoint, Onedrive

Savoir-être et Qualités personnelles
▪ Capacités relationnelles et communication
▪ Qualité d’écoute
▪ Rigueur et sens de l’organisation
▪ Gestion des priorités et de la charge de travail
▪ Esprit d’initiative et esprit d’équipe
▪ Savoir rendre compte de son activité
▪ Adaptabilité